选择适合的外贸CRM系统需要考虑多个因素，以确保所选系统能够满足企业的特定需求。以下是选择适合外贸CRM的一些关键步骤和注意事项：

1. 明确需求：首先，明确你的企业需要什么样的客户关系管理功能。例如，你可能需要管理客户信息、跟踪销售机会、处理订单、管理库存、进行市场营销活动等。了解你的核心需求有助于缩小选择范围。

2. 评估现有系统：评估你现有的IT基础设施和软件系统，确定CRM系统是否能够与它们无缝集成。例如，你可能需要CRM系统与你的ERP系统、电子商务平台或其他业务系统进行数据交换。

3. 考虑用户体验：选择一个用户友好的CRM系统，这样员工能够快速上手并高效使用。系统应该具备直观的界面和简单的操作流程。

4. 数据安全性和可靠性：确保CRM系统提供足够的数据安全保障措施，如数据加密、备份和恢复功能。此外，系统应该具备高可靠性，以避免频繁的故障和停机。

5. 灵活性和可扩展性：选择一个灵活且可扩展的CRM系统，以便在未来业务发展和需求变化时能够进行相应的调整和扩展。

6. 技术支持和服务：选择一个提供良好技术支持和服务的供应商，以确保在遇到问题或需要帮助时能够得到及时的支持。

7. 价格和预算：考虑CRM系统的成本，包括购买费用、实施费用、维护费用和升级费用。选择一个在预算范围内且性价比高的系统。

8. 供应商信誉和经验：选择一个有良好声誉和丰富经验的供应商，以确保他们能够提供高质量的产品和服务。

9. 客户评价和反馈：查看其他用户对该CRM系统的评价和反馈，了解其优缺点，从而做出更明智的选择。

10. 试用和演示：在做出最终决定之前，尽量申请试用或观看产品演示，以便亲自体验系统的功能和性能。

提高外贸CRM系统的使用率是许多企业面临的重要挑战。以下是一些有效的方法，可以帮助你提高CRM系统的使用率：

1. 培训和支持：确保所有用户都接受过全面的CRM系统培训。提供持续的技术支持和帮助，以便用户在遇到问题时能够得到及时的解决。

2. 简化流程：优化和简化CRM系统的操作流程，使其更加直观和易用。减少不必要的步骤和复杂性，使用户能够快速上手并高效使用。

3. 定制化和个性化：根据企业的具体需求和用户的使用习惯，对CRM系统进行定制化和个性化设置。这样可以使系统更加符合实际工作流程，提高用户的满意度和使用率。

4. 数据质量和完整性：确保CRM系统中的数据准确、完整和及时更新。数据质量直接影响用户对系统的信任度和使用意愿。

5. 激励和奖励：设立激励机制，鼓励用户积极使用CRM系统。例如，可以通过绩效考核、奖励制度等方式，激励用户录入和更新客户信息，提高系统的使用率。

6. 反馈和改进：定期收集用户对CRM系统的反馈意见，并进行分析和改进。根据用户的需求和建议，不断优化和升级系统功能，使其更加符合实际工作需求。

7. 领导示范作用：高层管理人员应带头使用CRM系统，并将其作为日常工作的重要工具。领导的示范作用可以极大地推动其他员工的使用积极性。

8. 整合和集成：将CRM系统与其他业务系统进行整合和集成，实现数据共享和业务流程的无缝衔接。这样可以减少重复劳动，提高工作效率，从而增加用户对CRM系统的依赖度。

9. 推广和宣传：通过内部宣传和推广，提高员工对CRM系统的认知和理解。例如，可以通过内部会议、培训课程、宣传材料等方式，向员工介绍CRM系统的优势和使用方法。

10. 持续改进和优化：CRM系统的使用是一个持续改进和优化的过程。定期评估系统的使用效果，发现问题并进行改进，以不断提高系统的使用率和效益。