档案管理系统软件是一种用于管理各类档案的专用应用软件。这种软件通常被应用于政府机关、企事业单位以及各种组织中，以帮助它们高效地管理和维护大量的档案资料。

档案管理系统软件的主要功能包括：

1. 档案登记：对新接收或创建的档案进行登记，记录档案的基本信息，如档案名称、类别、来源、时间等。

2. 档案存储：提供电子化的存储空间，将档案资料以数字化的形式保存，便于长期保存和快速检索。

3. 档案检索：通过关键字、时间、档案类别等条件，快速查找到所需的档案资料，提高工作效率。

4. 档案利用：对档案的借阅、复制等利用情况进行管理，确保档案的安全和完整。

5. 档案转移与销毁：对不再需要的档案进行转移或者销毁处理，并做好相应的记录。

6. 权限管理：为不同的用户设置不同的访问权限，确保敏感档案资料的安全性。

7. 统计分析：对档案的种类、数量、利用情况等进行统计分析，为档案管理工作提供决策支持。

档案管理系统软件的特点主要包括以下几点：

1. 标准化管理：软件通常遵循国家规定的档案管理相关法规、规范与标准，确保档案的管理符合法律法规要求。

2. 全生命周期管理：能够涵盖档案从采集、录入、整理、扫描、归档、利用到注销的全生命周期管理，确保档案在任何环节都能得到完整记录和有效流通。

3. 数据安全性：软件通常具备数据备份和恢复功能，保证档案数据的安全性，同时有严格的权限控制，防止未经授权的访问和修改。

4. 高效率检索：通过建立统一的数据库和文件索引系统，可以快速准确地检索到所需档案，提高工作效率。

5. 信息共享：根据不同权限设置，实现档案信息在一定范围内的共享，促进资源的有效利用。

6. 灵活性和可扩展性：软件通常设计有灵活的自定义功能，可以根据不同组织的管理习惯和需要进行定制和扩展。

7. 易用性：界面友好，操作简便，降低用户的学习成本和使用难度。

8. 统计与分析：提供丰富的统计图表和数据分析功能，帮助管理者了解档案利用状况和管理效能，为决策提供数据支持。

9. 集成性：能够与其他业务系统（如ERP、CRM等）进行集成，实现数据的无缝对接和统一管理。

10. 适应性：随着技术的发展和管理要求的变化，软件应能适应不断更新的标准和技术，具备一定的可持续发展能力。