采购管理系统的优势有哪些？

主要体现在3个方面：

1、降低人工成本

通过数字化系统对接，信息实时同步，大幅度减轻采购人员的沟通协同频率，提高工作效率。通过采购执行自动化，降低业务团队的采购工作量。

2、降低总体采购成本

通过对供应商的不断筛选，增加优质供应商数量，保证采购商品达到最优性价比。

3、透明化成本分析

通过分析和洞察，及时发现采购过程中的低效工作和价格变化，让采购成本分部和实时成本节约进度清晰地呈现给业务、采购、财务人员、管理层等等，并为企业提供最有的采购成本优化方案。

采购系统如何运作？

电子采购是由采购系统促进的采购过程。流程中的系统将所有采购流程计算机化。因此，通过尽量减少纸张的使用，采购系统也可以减少出错。

在商业中，利用采购系统不仅仅可以网上购物，采购系统使公司用于管理采购流程的所有功能、程序和政策自动化。

以下是利用采购系统如何促进采购流程：

○ 确定查询

采购流程的第一步确定所需的货物是什么。采购系统将这一过程集中在一个数据库中。

因此，采购经理将清楚地了解剩余库存、采购内容和确定预算。

传统的采购过程将日光浴，因为确定需求将需要基于纸张的表计算。不输入准确数据的风险是真实存在的。

○ 证实

在此步骤中，验证意味着验证将在哪些供应商或供应商处购买库存。利用采购系统简化并加速了这一过程。其将处理由负责人验证的文件。

传统的采购流程通常会消耗大量包含需要签署的文件的纸张。这通常需要几天时间，因为有时负责人很长时间都不在。

○ 订购

采购系统系统支持订购流程。该系统将根据所需库存清单自动向供应商或供应商订购查询。

如果你手动执行此过程，则必须将订单一一发送给供应商或供应商。此外，如果采购流程与其他功能之间没有整合，也会导致效率低下。

○ 追踪

完成订购后，允许经理跟踪库存以确认它们处于哪个流程。这是可能的，因为系统提供了来自供应商或供应商的实时数据。

同时，传统的采购流程只能让管理者在库存订单的不确定性中等待。

○ 购买

采购的最后一步也可以在系统中完成，因为它也集成了会计功能。同时，供应商可以在系统中创建有效发票。

传统采购只允许供应商亲自递交有效发票，效率很低。丢失发票的可能性就在那里，它会阻碍你的业务。

○ 报告

由于系统记录了所有采购活动，与传统采购流程相比，报告将更加容易。

保存在数据库中的所有数据都可以自动生成分析报告。系统最大限度地利用采购过程中涉及的员工、部门和供应商的记录来创建评估。

采购在企业中的重要性主要体现在三方面：

1、采购物资在数量、质量、时间上出现问题，将直接影响交货期。

2、采购物资在价格上偏高，将直接加大产品成本，影响销售竞争力。

3、采购物资仓储管理不到位，将直接影响企业资金的流动。

4、采购物料成本占生产总成本的比例很大。若物料或设备无法以合理的价格获得，则直接影响到企业的经营。若采购价格过高，则产品成本也高，影响到产品的销售和利润，若采购价格过低，则很可能采购的物料品质很差，影响到产品的品质，从而使产品不具备市场竟争力。

5、采购周转率高，可提高资金的使用效率。合理的采购数量与适当的采购时机，既能避免生产车间停工待料，又能降低物料库存，减少资金积压。

6、采购部门可在搜集市场情报时，提供新的物料以替代旧物料，以达到提高品质，降低成本之目的。

7、采购部门经常与市场打交道，可以了解市场变化趋势，从而将市场信息反馈给公司决策层，促进公司经营业绩成长。